各市、縣(區)工商局（市場監管局）、平潭綜合實驗區市場監管局，省工商局各相關處室、直屬單位：

　　《福建省工商(市場監管)系統企業登記檔案管理暫行辦法》已于2018年10月 31日經省工商局局長辦公會議研究通過，現印發給你們，請結合實際，認真貫徹落實。

　　                             福建省工商行政管理局

　　2018年10月31日 　　　　

　　（此件予以主動公開）

福建省工商(市場監管)系統企業登記檔案管理暫行辦法

　　第一章 總    則

　　第一條 為適應商事制度改革發展要求,進一步加強本省企業登記檔案管理，充分發揮企業登記檔案在社會信用體系建設和促進經濟發展、服務社會中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守國家秘密法》《企業法人登記檔案管理辦法》《企業登記檔案資料查詢辦法》等相關法律法規政策,制定本辦法。

　　第二條 本辦法中的企業登記檔案,是指本省各級工商（市場監管）機關在對企業登記注冊過程中,直接形成對國家和社會具有保存價值的文字、圖表、電子影像、數據等資料。

　　第三條 企業登記檔案管理的主要任務是接收、整理、保管企業登記檔案，維護檔案資料的完整與安全，做好檔案數字化工作，提供檔案查詢認證服務。

　　第四條 企業登記檔案實行統一標準、分級管理、一戶一檔、誰發照誰建檔、科學嚴謹和方便實用相結合的管理原則。

　　第五條 本省各級工商（市場監管）機關依照本辦法管理企業登記檔案，并加強與當地同級檔案管理部門協調，積極接受其指導和支持。

　　第六條 各級工商（市場監管）機關應重視企業登記檔案管理工作，落實專職工作人員，制定具體管理制度，加強庫房和配套設施建設，積極推進檔案信息化發展,確保檔案接收及時、整理規范、保管安全，調閱方便。檔案管理人員須經專業培訓，并持證上崗。

　　第二章 檔案的收集和整理

　　第七條 凡經工商（市場監管）機關登記的各類企業，其設立、變更（備案）、注銷等登記過程所提供的文件、資料等，均屬企業登記檔案的歸檔范圍。各類文件、資料的歸檔范圍、歸檔順序應遵循其形成規律，保持文件、資料之間的有機聯系。

　　第八條 企業登記檔案收集標準應按照《國家工商行政管理總局印發〈內資企業登記提交材料規范〉和〈內資企業登記文書規范〉的通知》（工商企字2014〔29〕號）和《關于修改部分外商投資企業登記書式的通知》（工商外企字〔2005〕第213號）等文件要求進行收集。

　　第九條 應當立卷歸檔的企業登記檔案，設立、變更（備案）、注銷等登記過程所提供的文件、資料等由企業登記注冊部門負責收集，整理、立卷。整理、立卷工作主要包括：卷皮、卷內目錄、備考表的填寫；登記材料的整理；頁面的編碼。檔案管理部門負責做好監督指導、移交驗收、集中保管工作。

　　第十條 企業登記檔案卷皮應按檔案類型使用設立、變更（備案）、注銷等相對應卷皮。卷皮應填寫企業名稱、注冊號（統一社會信用代碼）、企業類型（內資、外資、私營企業）、核準日期，企業變更、備案等；卷皮應標明其登記內容的關鍵字(例變更案卷卷皮的關鍵字為:企業名稱、經營范圍、法定代表人等)；企業名稱變更或注冊號（統一社會信用代碼）有變動的，卷皮應填寫新舊名稱或注冊號（統一社會信用代碼）。卷內目錄應按照材料分類和排列進行填寫，備考表應填寫立卷人姓名、立卷時間，并可根據實際情況選擇填寫卷內情況說明、檢查人姓名。

　　第十一條 案卷整理要剔除卷內文件材料的金屬物，案卷厚度一般掌握在1-1.5公分，超過1.5公分厚度的，可以另行組卷。對破損的文件材料應裱糊，材料紙張不足A4紙標準，應粘貼在空白A4紙上，紙張偏大應采用風琴式按A4紙大小進行折疊，材料粘貼不應遮蓋頁面文字和重疊粘貼，材料頁面不允許有鉛筆字存在。頁碼統一使用打碼機、鋼筆、碳素墨水填寫，頁碼填寫在每頁材料正面的右上角，背面的左上角，頁碼不能重號、漏號、跳號、錯號及空白頁編碼。

　　第三章 檔案的接收和歸檔

　　第十二條 企業登記檔案材料移送歸檔，實行機關內部傳遞、交接制度。檔案管理部門工作人員在接收檔案材料時，應認真對照移交清單，符合歸檔條件的予以接收，并在《企業登記檔案移交登記表》（附件1）上簽收。

　　第十三條 案卷采用“三孔一線”的方法裝訂成冊，裝訂線應距文件資料邊緣1.5-2公分，以不壓字易翻閱保存為妥，頁面、頁碼順序不得顛倒、不得丟頁漏訂。案卷裝訂后裝進相應的檔案盒歸檔入庫。

　　第十四條 每戶企業登記檔案盒必須用鋼筆、碳素墨水填寫檔案號、企業名稱、注冊號（統一社會信用代碼）、企業類型、開業日期,同時將盒內目錄（附件2）填寫完整。歸檔入庫的企業登記檔案應按檔案號進行排列。對已注（吊）銷的企業登記檔案應填寫注（吊）銷日期，并統一編寫注（吊）銷號后進行重新排列。

　　第十五條 為保證企業登記檔案記錄的歷史原貌，各類企業檔案歸檔入庫后，原則上不得進行修改。企業登記經辦人確實需要對歸檔資料進行修改，應填寫《企業登記檔案歸檔資料修改申請表》（附件3），說明具體修改內容、修改原因，并經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意。修改的檔案頁需重新進行掃描歸檔，替換下的檔案頁和《企業登記檔案歸檔資料修改申請表》單獨存放保管、備查。

　　第四章 檔案的保管和遷移

　　第十六條 企業登記檔案應配置適宜安全保存的專門庫房，應與辦公室、閱覽室分隔，并遠離易燃、易爆場所和腐蝕性氣源，未采取特殊措施的檔案庫房不宜建在地下室; 檔案庫房應配備防盜、防火、防潮、防塵、防光裝置以及防蟲防霉藥品等相應設施；配備必要的溫濕度監控調節裝置，檔案庫房溫度應保持在14℃－24℃之間，每晝夜波動范圍在±2℃之間；濕度應保持在45％－60％之間，每晝夜波動范圍在5％之間，以確保企業登記檔案的安全和使用壽命。

　　第十七條 庫房內檔案柜架應排列整齊，空間適度，避光通風。不同規格、不同式樣的裝具應歸類排列，橫豎成行。柜子之間的過道寬度宜在1m－1.2m之間。有窗庫房的檔案架（柜）排列，應與窗戶垂直，以免強光照射。庫房檔案裝具應排列有序，統一編號。

　　第十八條 歸檔上架的企業登記檔案應按照一定的類別進行分類存放。企業登記檔案要以戶為單位進行存放。存放檔案排列應考慮預留一定的空間位置，保證逐年增加的新生成企業登記檔案的存放空間。

　　第十九條 企業登記檔案遷移，遷入地工商（市場監管）機關和檔案所在地工商（市場監管）機關分別辦理好準遷和遷出手續后，檔案所在地工商（市場監管）機關企業注冊登記部門經辦人應將企業遷移申請書、企業遷移登記審核表、企業營業執照等相關材料整理形成企業遷移檔案卷，送交檔案管理部門，檔案管理部門應對該企業登記檔案進行清點、辦理遷移相關手續。企業登記管理平臺中的企業遷移流程辦理由企業注冊登記部門經辦人負責。

　　 第二十條 企業登記檔案遷出地檔案管理部門應認真核對、詳細登記，并開具“企業遷移檔案移交通知書”（附件4），經嚴密包裝、封口蓋章，通過國內郵政特快專遞、掛號郵寄或派人送達等方式寄送遷出檔案。逾期一個月未收到遷入單位的回執單（附件5），應及時電話或上網查詢對方簽收情況，防止企業登記檔案丟失。

　　 第二十一條 檔案遷入地工商（市場監管）機關收到企業登記檔案后，應拆封檢查，核對檔案材料、整理標準、遷移手續等是否符合要求。不符合要求的，由檔案管理部門退回原登記機關，按規定重新審查和整理。符合要求的，接收單位應填寫遷移回執單，由經辦人簽名、加蓋公章，及時寄送企業登記檔案遷出單位。

　　第五章 數字檔案的建立和管理

　　第二十二條 數字檔案是紙質檔案的數字化副本或者通過信息網絡系統辦理歸檔保存的電子文件。數字檔案與紙質檔案具有同等法律效力。各級工商（市場監管）機關應運用信息技術和網絡資源，建立企業登記數字檔案及管理系統,具備紙質檔案數字化加工、在線歸檔網上登記電子文件、網上綜合查詢檔案等功能，提高工作效率和服務質量。

　　第二十三條 紙質檔案裝訂前，應按照檔案登記、掃描成像、著錄標引、圖文校核等流程對檔案進行數字化加工，建立企業登記紙質檔案數字化副本。

　　第二十四條 檔案管理部門應把好紙質檔案數字化加工驗收關，注意檢查：圖像是否清晰、傾斜度是否小于10度、無效黑點或黑線是否清除、字跡偏淺或偏深是否處理，頁碼順序、核準日期、卷內目錄、注冊號、統一社會信用代碼、名稱、企業類型和檔案類型等項目是否著錄正確，檔案每頁級別設置是否符合《企業登記檔案頁級別設置標準》（附件6）。

　　企業登記紙質檔案進行數字化加工期間，發現提交的檔案材料整理不合格的，檔案管理人員應退還企業檔案形成部門，由其經辦人員重新整理、補充完善。新增的企業登記數字檔案應在２０個工作日內完成加工，并推送至省企業檔案集中數據庫，確保數字檔案的準確性、完整性和時效性。

　　第二十五條 企業無紙全程電子化登記申請，經企業登記注冊部門核準后，登記的電子文件依托數字檔案管理系統在線接收，自動完成電子文件的在線歸檔處理，生成符合《企業檔案電子化管理標準》的數字檔案。《企業登記審核表》和《企業登記歸檔記錄表》未實現電子簽名前，需由相關經辦人員打印后簽署，按紙質歸檔立卷，添加檔案封面，填寫注冊號（統一社會信用代碼）、核準日期、備考表，并制作移交清單移送檔案管理部門。為方便管理，將兩份紙質材料掃描加至數字檔案后，不打碼，不編寫紙質檔案目錄。

　　第二十六條 數字檔案遷移由檔案管理部門依托數字檔案管理系統辦理交接。企業在本省范圍內遷移，需將數字檔案與紙質檔案一并移交遷入地登記機關；企業遷移至外省的，原登記機關應將企業數字檔案及時移交遷入地登記機關，有紙質檔案的一并移交。無法實現數據對接的，移交紙質檔案(無紙全程電子化登記歸檔的, 移交加蓋檔案查詢印章的數字檔案打印件)，原登記機關繼續保存已遷移企業的數字檔案，確保可追溯、可查詢。

　　第二十七條 數字檔案管理應符合國家信息安全保護要求。建立健全安全管理制度，采取有效技術措施，防止非法讀取、復制、更改、增加、刪除數字檔案。建立數字檔案異地備份和災難恢復機制，嚴格實行用戶認證管理，完善信息訪問控制和痕跡追溯等防控措施，確保數字檔案的安全。

　　企業登記檔案內容涉及個人隱私、商業秘密、機密事項和內部審批文書的，不屬于無條件共享。各級工商（市場監管）部門向當地資源中心或共享平臺提供和上傳數字檔案之前，應當依法對數字檔案進行脫敏、脫密處理。

　　有關部門獲取和利用企業登記檔案數字資料必須得到工商（市場監管）部門授權，并限定共享內容、簽署保密協議、明確安全責任。

　　第六章 檔案的查詢認證服務

　　第二十八條 各級工商(市場監管)機關應設立企業登記檔案查詢認證服務窗口，按照熱情、精細、高效的要求，運用信息技術和網絡資源，依托企業登記管理平臺和數字檔案管理系統,開展企業登記信息資料查詢認證服務。除需要鑒定字跡或印鑒外，一般不再提供紙質原件進行查閱。

　　第二十九條 企業登記信息資料查詢認證服務項目包括企業登記基本信息資料（即《企業登記基本情況表》）的查詢認證服務和企業登記原始資料憑證(即企業登記電子影像資料數據)的查詢認證服務。

　　第三十條 各類組織、自然人查詢與其相關企業登記基本信息資料，應持單位介紹信，并出示經辦人有效身份證件。經辦人僅出示本人有效身份證件的，只能查詢《企業登記基本情況表》照面信息。

　　第三十一條 各級公安、檢察、審判、國家安全、紀檢監察、勞動仲裁和審計等部門查詢企業登記原始資料憑證，應持單位介紹信，并出示兩人以上（含）辦案人員有效身份證件。

　　律師查詢企業登記原始資料憑證，應持律師事務所或法律援助機構介紹信，并出示律師執業證（不含實習律師證）和法院立案憑證(受理通知書等)。無立案憑證僅能查詢不涉及個人隱私和商業秘密的企業登記原始資料憑證（即設定為外部一般級的檔案頁）。

　　企業法定代表人、股東查詢本企業登記原始資料憑證，應出示法定代表人、股東有效身份憑證（法定代表人、自然人股東出示本人有效身份證件，法人股東出示投資法人介紹信和經辦人有效身份證件）。企業其他內部人員查詢本企業登記原始資料憑證，應持本企業介紹信,并出示經辦人有效身份證件。

　　第三十二條 企業登記原始資料憑證中涉及機密事項，須經工商（市場監管）機關局領導批準方可查詢。工商（市場監管）機關內部審批文書資料，在辦理涉及工商（市場監管）機關案件時方可查詢。

　　第七章 附    則

　　第三十三條 個體工商戶、農民專業合作社等商事主體登記檔案的管理，參照本辦法執行。

　　第三十四條 本辦法由福建省工商行政管理局負責解釋。

　　第三十五條 本辦法自印發之日起施行，福建省工商行政管理局此前制定的有關企業登記檔案管理的文件與本辦法不一致的,按本辦法規定執行。