各市、縣(區(qū))工商局（市場監(jiān)管局）、平潭綜合實驗區(qū)市場監(jiān)管局，省工商局各相關處室、直屬單位：

　　《福建省工商(市場監(jiān)管)系統(tǒng)企業(yè)登記檔案管理暫行辦法》已于2018年10月 31日經(jīng)省工商局局長辦公會議研究通過，現(xiàn)印發(fā)給你們，請結合實際，認真貫徹落實。

　　                             福建省工商行政管理局

　　2018年10月31日 　　　　

　　（此件予以主動公開）

福建省工商(市場監(jiān)管)系統(tǒng)企業(yè)登記檔案管理暫行辦法

　　第一章 總    則

　　第一條 為適應商事制度改革發(fā)展要求,進一步加強本省企業(yè)登記檔案管理，充分發(fā)揮企業(yè)登記檔案在社會信用體系建設和促進經(jīng)濟發(fā)展、服務社會中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守國家秘密法》《企業(yè)法人登記檔案管理辦法》《企業(yè)登記檔案資料查詢辦法》等相關法律法規(guī)政策,制定本辦法。

　　第二條 本辦法中的企業(yè)登記檔案,是指本省各級工商（市場監(jiān)管）機關在對企業(yè)登記注冊過程中,直接形成對國家和社會具有保存價值的文字、圖表、電子影像、數(shù)據(jù)等資料。

　　第三條 企業(yè)登記檔案管理的主要任務是接收、整理、保管企業(yè)登記檔案，維護檔案資料的完整與安全，做好檔案數(shù)字化工作，提供檔案查詢認證服務。

　　第四條 企業(yè)登記檔案實行統(tǒng)一標準、分級管理、一戶一檔、誰發(fā)照誰建檔、科學嚴謹和方便實用相結合的管理原則。

　　第五條 本省各級工商（市場監(jiān)管）機關依照本辦法管理企業(yè)登記檔案，并加強與當?shù)赝墮n案管理部門協(xié)調(diào)，積極接受其指導和支持。

　　第六條 各級工商（市場監(jiān)管）機關應重視企業(yè)登記檔案管理工作，落實專職工作人員，制定具體管理制度，加強庫房和配套設施建設，積極推進檔案信息化發(fā)展,確保檔案接收及時、整理規(guī)范、保管安全，調(diào)閱方便。檔案管理人員須經(jīng)專業(yè)培訓，并持證上崗。

　　第二章 檔案的收集和整理

　　第七條 凡經(jīng)工商（市場監(jiān)管）機關登記的各類企業(yè)，其設立、變更（備案）、注銷等登記過程所提供的文件、資料等，均屬企業(yè)登記檔案的歸檔范圍。各類文件、資料的歸檔范圍、歸檔順序應遵循其形成規(guī)律，保持文件、資料之間的有機聯(lián)系。

　　第八條 企業(yè)登記檔案收集標準應按照《國家工商行政管理總局印發(fā)〈內(nèi)資企業(yè)登記提交材料規(guī)范〉和〈內(nèi)資企業(yè)登記文書規(guī)范〉的通知》（工商企字2014〔29〕號）和《關于修改部分外商投資企業(yè)登記書式的通知》（工商外企字〔2005〕第213號）等文件要求進行收集。

　　第九條 應當立卷歸檔的企業(yè)登記檔案，設立、變更（備案）、注銷等登記過程所提供的文件、資料等由企業(yè)登記注冊部門負責收集，整理、立卷。整理、立卷工作主要包括：卷皮、卷內(nèi)目錄、備考表的填寫；登記材料的整理；頁面的編碼。檔案管理部門負責做好監(jiān)督指導、移交驗收、集中保管工作。

　　第十條 企業(yè)登記檔案卷皮應按檔案類型使用設立、變更（備案）、注銷等相對應卷皮。卷皮應填寫企業(yè)名稱、注冊號（統(tǒng)一社會信用代碼）、企業(yè)類型（內(nèi)資、外資、私營企業(yè)）、核準日期，企業(yè)變更、備案等；卷皮應標明其登記內(nèi)容的關鍵字(例變更案卷卷皮的關鍵字為:企業(yè)名稱、經(jīng)營范圍、法定代表人等)；企業(yè)名稱變更或注冊號（統(tǒng)一社會信用代碼）有變動的，卷皮應填寫新舊名稱或注冊號（統(tǒng)一社會信用代碼）。卷內(nèi)目錄應按照材料分類和排列進行填寫，備考表應填寫立卷人姓名、立卷時間，并可根據(jù)實際情況選擇填寫卷內(nèi)情況說明、檢查人姓名。

　　第十一條 案卷整理要剔除卷內(nèi)文件材料的金屬物，案卷厚度一般掌握在1-1.5公分，超過1.5公分厚度的，可以另行組卷。對破損的文件材料應裱糊，材料紙張不足A4紙標準，應粘貼在空白A4紙上，紙張偏大應采用風琴式按A4紙大小進行折疊，材料粘貼不應遮蓋頁面文字和重疊粘貼，材料頁面不允許有鉛筆字存在。頁碼統(tǒng)一使用打碼機、鋼筆、碳素墨水填寫，頁碼填寫在每頁材料正面的右上角，背面的左上角，頁碼不能重號、漏號、跳號、錯號及空白頁編碼。

　　第三章 檔案的接收和歸檔

　　第十二條 企業(yè)登記檔案材料移送歸檔，實行機關內(nèi)部傳遞、交接制度。檔案管理部門工作人員在接收檔案材料時，應認真對照移交清單，符合歸檔條件的予以接收，并在《企業(yè)登記檔案移交登記表》（附件1）上簽收。

　　第十三條 案卷采用“三孔一線”的方法裝訂成冊，裝訂線應距文件資料邊緣1.5-2公分，以不壓字易翻閱保存為妥，頁面、頁碼順序不得顛倒、不得丟頁漏訂。案卷裝訂后裝進相應的檔案盒歸檔入庫。

　　第十四條 每戶企業(yè)登記檔案盒必須用鋼筆、碳素墨水填寫檔案號、企業(yè)名稱、注冊號（統(tǒng)一社會信用代碼）、企業(yè)類型、開業(yè)日期,同時將盒內(nèi)目錄（附件2）填寫完整。歸檔入庫的企業(yè)登記檔案應按檔案號進行排列。對已注（吊）銷的企業(yè)登記檔案應填寫注（吊）銷日期，并統(tǒng)一編寫注（吊）銷號后進行重新排列。

　　第十五條 為保證企業(yè)登記檔案記錄的歷史原貌，各類企業(yè)檔案歸檔入庫后，原則上不得進行修改。企業(yè)登記經(jīng)辦人確實需要對歸檔資料進行修改，應填寫《企業(yè)登記檔案歸檔資料修改申請表》（附件3），說明具體修改內(nèi)容、修改原因，并經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意。修改的檔案頁需重新進行掃描歸檔，替換下的檔案頁和《企業(yè)登記檔案歸檔資料修改申請表》單獨存放保管、備查。

　　第四章 檔案的保管和遷移

　　第十六條 企業(yè)登記檔案應配置適宜安全保存的專門庫房，應與辦公室、閱覽室分隔，并遠離易燃、易爆場所和腐蝕性氣源，未采取特殊措施的檔案庫房不宜建在地下室; 檔案庫房應配備防盜、防火、防潮、防塵、防光裝置以及防蟲防霉藥品等相應設施；配備必要的溫濕度監(jiān)控調(diào)節(jié)裝置，檔案庫房溫度應保持在14℃－24℃之間，每晝夜波動范圍在±2℃之間；濕度應保持在45％－60％之間，每晝夜波動范圍在5％之間，以確保企業(yè)登記檔案的安全和使用壽命。

　　第十七條 庫房內(nèi)檔案柜架應排列整齊，空間適度，避光通風。不同規(guī)格、不同式樣的裝具應歸類排列，橫豎成行。柜子之間的過道寬度宜在1m－1.2m之間。有窗庫房的檔案架（柜）排列，應與窗戶垂直，以免強光照射。庫房檔案裝具應排列有序，統(tǒng)一編號。

　　第十八條 歸檔上架的企業(yè)登記檔案應按照一定的類別進行分類存放。企業(yè)登記檔案要以戶為單位進行存放。存放檔案排列應考慮預留一定的空間位置，保證逐年增加的新生成企業(yè)登記檔案的存放空間。

　　第十九條 企業(yè)登記檔案遷移，遷入地工商（市場監(jiān)管）機關和檔案所在地工商（市場監(jiān)管）機關分別辦理好準遷和遷出手續(xù)后，檔案所在地工商（市場監(jiān)管）機關企業(yè)注冊登記部門經(jīng)辦人應將企業(yè)遷移申請書、企業(yè)遷移登記審核表、企業(yè)營業(yè)執(zhí)照等相關材料整理形成企業(yè)遷移檔案卷，送交檔案管理部門，檔案管理部門應對該企業(yè)登記檔案進行清點、辦理遷移相關手續(xù)。企業(yè)登記管理平臺中的企業(yè)遷移流程辦理由企業(yè)注冊登記部門經(jīng)辦人負責。

　　 第二十條 企業(yè)登記檔案遷出地檔案管理部門應認真核對、詳細登記，并開具“企業(yè)遷移檔案移交通知書”（附件4），經(jīng)嚴密包裝、封口蓋章，通過國內(nèi)郵政特快專遞、掛號郵寄或派人送達等方式寄送遷出檔案。逾期一個月未收到遷入單位的回執(zhí)單（附件5），應及時電話或上網(wǎng)查詢對方簽收情況，防止企業(yè)登記檔案丟失。

　　 第二十一條 檔案遷入地工商（市場監(jiān)管）機關收到企業(yè)登記檔案后，應拆封檢查，核對檔案材料、整理標準、遷移手續(xù)等是否符合要求。不符合要求的，由檔案管理部門退回原登記機關，按規(guī)定重新審查和整理。符合要求的，接收單位應填寫遷移回執(zhí)單，由經(jīng)辦人簽名、加蓋公章，及時寄送企業(yè)登記檔案遷出單位。

　　第五章 數(shù)字檔案的建立和管理

　　第二十二條 數(shù)字檔案是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本或者通過信息網(wǎng)絡系統(tǒng)辦理歸檔保存的電子文件。數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。各級工商（市場監(jiān)管）機關應運用信息技術和網(wǎng)絡資源，建立企業(yè)登記數(shù)字檔案及管理系統(tǒng),具備紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工、在線歸檔網(wǎng)上登記電子文件、網(wǎng)上綜合查詢檔案等功能，提高工作效率和服務質(zhì)量。

　　第二十三條 紙質(zhì)檔案裝訂前，應按照檔案登記、掃描成像、著錄標引、圖文校核等流程對檔案進行數(shù)字化加工，建立企業(yè)登記紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本。

　　第二十四條 檔案管理部門應把好紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工驗收關，注意檢查：圖像是否清晰、傾斜度是否小于10度、無效黑點或黑線是否清除、字跡偏淺或偏深是否處理，頁碼順序、核準日期、卷內(nèi)目錄、注冊號、統(tǒng)一社會信用代碼、名稱、企業(yè)類型和檔案類型等項目是否著錄正確，檔案每頁級別設置是否符合《企業(yè)登記檔案頁級別設置標準》（附件6）。

　　企業(yè)登記紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工期間，發(fā)現(xiàn)提交的檔案材料整理不合格的，檔案管理人員應退還企業(yè)檔案形成部門，由其經(jīng)辦人員重新整理、補充完善。新增的企業(yè)登記數(shù)字檔案應在２０個工作日內(nèi)完成加工，并推送至省企業(yè)檔案集中數(shù)據(jù)庫，確保數(shù)字檔案的準確性、完整性和時效性。

　　第二十五條 企業(yè)無紙全程電子化登記申請，經(jīng)企業(yè)登記注冊部門核準后，登記的電子文件依托數(shù)字檔案管理系統(tǒng)在線接收，自動完成電子文件的在線歸檔處理，生成符合《企業(yè)檔案電子化管理標準》的數(shù)字檔案。《企業(yè)登記審核表》和《企業(yè)登記歸檔記錄表》未實現(xiàn)電子簽名前，需由相關經(jīng)辦人員打印后簽署，按紙質(zhì)歸檔立卷，添加檔案封面，填寫注冊號（統(tǒng)一社會信用代碼）、核準日期、備考表，并制作移交清單移送檔案管理部門。為方便管理，將兩份紙質(zhì)材料掃描加至數(shù)字檔案后，不打碼，不編寫紙質(zhì)檔案目錄。

　　第二十六條 數(shù)字檔案遷移由檔案管理部門依托數(shù)字檔案管理系統(tǒng)辦理交接。企業(yè)在本省范圍內(nèi)遷移，需將數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案一并移交遷入地登記機關；企業(yè)遷移至外省的，原登記機關應將企業(yè)數(shù)字檔案及時移交遷入地登記機關，有紙質(zhì)檔案的一并移交。無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)對接的，移交紙質(zhì)檔案(無紙全程電子化登記歸檔的, 移交加蓋檔案查詢印章的數(shù)字檔案打印件)，原登記機關繼續(xù)保存已遷移企業(yè)的數(shù)字檔案，確保可追溯、可查詢。

　　第二十七條 數(shù)字檔案管理應符合國家信息安全保護要求。建立健全安全管理制度，采取有效技術措施，防止非法讀取、復制、更改、增加、刪除數(shù)字檔案。建立數(shù)字檔案異地備份和災難恢復機制，嚴格實行用戶認證管理，完善信息訪問控制和痕跡追溯等防控措施，確保數(shù)字檔案的安全。

　　企業(yè)登記檔案內(nèi)容涉及個人隱私、商業(yè)秘密、機密事項和內(nèi)部審批文書的，不屬于無條件共享。各級工商（市場監(jiān)管）部門向當?shù)刭Y源中心或共享平臺提供和上傳數(shù)字檔案之前，應當依法對數(shù)字檔案進行脫敏、脫密處理。

　　有關部門獲取和利用企業(yè)登記檔案數(shù)字資料必須得到工商（市場監(jiān)管）部門授權，并限定共享內(nèi)容、簽署保密協(xié)議、明確安全責任。

　　第六章 檔案的查詢認證服務

　　第二十八條 各級工商(市場監(jiān)管)機關應設立企業(yè)登記檔案查詢認證服務窗口，按照熱情、精細、高效的要求，運用信息技術和網(wǎng)絡資源，依托企業(yè)登記管理平臺和數(shù)字檔案管理系統(tǒng),開展企業(yè)登記信息資料查詢認證服務。除需要鑒定字跡或印鑒外，一般不再提供紙質(zhì)原件進行查閱。

　　第二十九條 企業(yè)登記信息資料查詢認證服務項目包括企業(yè)登記基本信息資料（即《企業(yè)登記基本情況表》）的查詢認證服務和企業(yè)登記原始資料憑證(即企業(yè)登記電子影像資料數(shù)據(jù))的查詢認證服務。

　　第三十條 各類組織、自然人查詢與其相關企業(yè)登記基本信息資料，應持單位介紹信，并出示經(jīng)辦人有效身份證件。經(jīng)辦人僅出示本人有效身份證件的，只能查詢《企業(yè)登記基本情況表》照面信息。

　　第三十一條 各級公安、檢察、審判、國家安全、紀檢監(jiān)察、勞動仲裁和審計等部門查詢企業(yè)登記原始資料憑證，應持單位介紹信，并出示兩人以上（含）辦案人員有效身份證件。

　　律師查詢企業(yè)登記原始資料憑證，應持律師事務所或法律援助機構介紹信，并出示律師執(zhí)業(yè)證（不含實習律師證）和法院立案憑證(受理通知書等)。無立案憑證僅能查詢不涉及個人隱私和商業(yè)秘密的企業(yè)登記原始資料憑證（即設定為外部一般級的檔案頁）。

　　企業(yè)法定代表人、股東查詢本企業(yè)登記原始資料憑證，應出示法定代表人、股東有效身份憑證（法定代表人、自然人股東出示本人有效身份證件，法人股東出示投資法人介紹信和經(jīng)辦人有效身份證件）。企業(yè)其他內(nèi)部人員查詢本企業(yè)登記原始資料憑證，應持本企業(yè)介紹信,并出示經(jīng)辦人有效身份證件。

　　第三十二條 企業(yè)登記原始資料憑證中涉及機密事項，須經(jīng)工商（市場監(jiān)管）機關局領導批準方可查詢。工商（市場監(jiān)管）機關內(nèi)部審批文書資料，在辦理涉及工商（市場監(jiān)管）機關案件時方可查詢。

　　第七章 附    則

　　第三十三條 個體工商戶、農(nóng)民專業(yè)合作社等商事主體登記檔案的管理，參照本辦法執(zhí)行。

　　第三十四條 本辦法由福建省工商行政管理局負責解釋。

　　第三十五條 本辦法自印發(fā)之日起施行，福建省工商行政管理局此前制定的有關企業(yè)登記檔案管理的文件與本辦法不一致的,按本辦法規(guī)定執(zhí)行。